Интеграция в мировое информационное и бизнес-пространство подразумевает активное заимствование идей, концепций, понятий. В информационных материалах, нормативных и методических документах, посвященных "англо-саксонской" практике управления документами, сплошь и рядом встречается термин record. Причем record часто противопоставляется термину document. При переводе или ссылке на эти материалы возникает задача адекватного перевода этого термина. И тут начинается самое интересное, ибо вариантов перевода и толкования термина record возникает масса.

Документ

При переводе международного стандарта ISO 15489 в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 термины record и document были фактически сведены в один термин "документ". И в этом есть своя логика, так как в русском языке словом документ называют и единицу информации, например, документ Wiord, и официальный документ. Правда, чтобы все же различать record и document, если они встречаются в одном тексте, иногда добавляют "эпитеты". Для document это "информационный", для record - "официальный". Итак, record - это официальный документ. Или юридически-значимый документ. Чувствуете разницу? Документ может быть не быть официальным, но все таки его юридическая значимость не равна нулю.

Мне больше импонировало другое толкование: record – это документ, имеющий значимость (и поэтому сохраняемый) с точки зрения требований законодательства или бизнеса. Не важно, это – документ материальный или электронный.

Запись

Встречается и такой перевод. Кто-то просто переводит термин вне контекста. Открываем словарь, видим «запись», значит record – это запись. Переводчиков не смущает тот факт, что в русском языке это слово не используется для обозначения документов, «имеющих значимость (и поэтому сохраняемых) с точки зрения требований законодательства или бизнеса». Не называют же «записью» счет-фактуру или договор. Не спрашивает же офисный клерк делопроизводителя «Где у нас хранятся записи за 2012 год?». И я свой паспорт тоже «записью» не называю.

Известный ИТ-журналист, я бы даже сказал, подвижник, популяризатор ECM-темы Андрей Колесов считает, что record вполне можно дословно перевести как запись, так как каждый документ происходит от некого «первородного» реестра документов. Паспорт – из книги записей актов гражданского состояния, договор – из реестра договоров, прочий офисный документ – из бухгалтерской книги.

Скажу сразу, что я категорически не разделяю эту точку зрения. Почему – объясню чуть далее по тексту.

Информация

В поисках своего record я обратился «первоисточнику» – англоязычному оригиналу MoReq2: «Record is information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. Source: ISO 15489 (see appendix 7)».

И тут меня осенило! И как я раньше только пропускал эту фразу, не вчитываясь в каждый символ! Так вот оно что! Record – это информация, которая создается, получается, обрабатывается организацией или физлицом как свидетельство наличия неких юридических обязанностей или в подтверждение осуществления хозяйственной операции.

Мы в России на бытовом уровне привыкли считать, что юридические факты и хозяйственные операции чаще всего подтверждаются документами. Вот и при переводе record говорим только о документах, как об основных носителях значимой информации. И до того договорились, что фактически приравняли record к документу. На самом деле понятие record, оказывается, шире.

В тоже время в настоящее время подтверждениями или опровержениями фактов при спорах субъектов может быть информация, не являющаяся «документом» в  привычном понимании. Например, база данных, данные информационной системы, электронная почта, переписка в соцсетях и т.п. В этом случае вполне логично читается фраза из определения records management в Wikipedia «A record can be either a tangible object or digital information: for example, birth certificates, medical x-rays, office documents, databases, application data, and e-mail». Раз информация значимая и потенциально может быть применена в подтверждении своей позиции, ее нужно сохранить, ей нужно уметь управлять.

Итак, мы выяснили, что скрывается за словом record. Это информация, которая "создается, получается, обрабатывается...". То есть эта никакая не запись. Да, не всегда одно слово можно перевсти на другой язык одним словом. Ну, нет в английском языке слово "сутки". И ничего, говорят "двадцать четыре часа" и не тужат. И нам нечего тужить, что не получается точно перевести слово record одним словом. А если не точно - то тогда уж документ. Пусть частный случай, но все равно лучше, чем "запись". Потому что запись - это вообще мимо. И уж совсем нет никакой необходимости захламлять русский язык "рекодсами". Это только внесет непонимание. Большее, чем назвать холодильник "рефрижиратором". Да и что, мало нам "коучинга, бизнес-ланча", "тим билдинга" и прочего безоглядного заимствования???

Вооружившись таким определением, можем поспорить с Андреем Колесовым.

Является ли паспорт «выпиской» из некого реестра паспортов, записью в глобальной БД? Нет. Это самостоятельный документ, который удостоверяет личность и хранит информацию самого разнообразного толка. Эта информация может быть разбросана по информационным системам самых разных ведомств. Фотография и основные данные могут быть в бумажных карточках и информационной системе Федеральной миграционной службы – ей были переданы паспортные столы, ранее входившие в систему МВД. Сведения о браке (пресловутый штампик в паспорте) и детях – выписка из книги записей актов гражданского состояния. Не уверен, есть ли в информационной системе ФМС самые свежие данные. Еще в моем паспорте есть информация, что я военнообязанный. Более подробная информация – в картотеке военкомата. В старом паспорте был штампик с группой крови. Сомневаюсь, есть ли реестр всех граждан с указанием группы крови.

В особо важных случаях, например, при выдаче кредита, мой паспорт может быть «пробит по базе данных» - то есть данные паспорта и данные информационной системы ФМС будут сверены. Но в рядовой массе случаев (обращение за медпомощью, проверка документов сотрудником полиции на улице или в метро, получение свидетельства рождения на ребенка, заключение договора) достаточно паспорта. Получается, что и паспорт – это record, и данные информационной системы ФМС – record, и книга записей актов гражданского состояния – тоже record.

Плавно переходим к бизнес-документам. Возьмем договор. Договор между физлицами может быть составлен в виде рукописного документа. При этом ни одна из сторон не ведет никакого реестра документов. То есть нет в природе никакого «первородного» реестра. И что, наш договор – уже не record? Record! Да еще какая record – информация, которая хранится сторонами (стороной) в подтверждении факта правоотношений и возникновения юридических прав и обязанностей.

Допустим, в организации таки ведется реестр договоров, причем в виде справочника в ECM или ERP системе. Как правило, это перечень договоров с указанием даты, контрагента, финансовых данных. Очень далеко не факт, что в реестре продублированы все пункты договора, все его условия. Особенно, если договор был подготовлен контрагентом и в нашу организацию пришел в виде бумажного документа. Этот реестр – отдельная record (информация). Он не заменит договор, это – отдельная информация (record). Причем реестр договоров является производным к самому договору, но не как его первоисточником. Реестр договоров может быть затребован ФНС при проверке. Дабы проверяющим не перелопачивать весь архив договоров (который может быть и неполным), а быстрехонько получить весь список контрагентов. Будет ли затребован этот реестр арбитражным судом, если у хозяйственной организации есть гражданско-правовой спор с другой хозяйственно организацией? Далеко не факт. Тем более, что эта информация может быть отнесена к коммерческой тайне, и раскрывать ее другой стороне, если это не контролирующий орган, организация не обязана.

Документы могут находиться в некой связи с реестрами, быть производными от них. Но при этом сами являться самостоятельными документами. Например, свидетельство о рождении. Они могут находиться в связи с несколькими реестрами или информационными системам, как паспорт. Но при этом быть самостоятельными документами. Документы могут сами «порождать» реестры или обходиться без них, как договоры. И при этом эти реестры также будут самостоятельными документами. Как-то так.